Nadzór nad dokumentacją i zapisami w ISO 9001:2008
Nadzór nad dokumentacją i zapisami do dwa obszary,
które muszą być opisane poprzez udokumentowaną
procedurę (procedury).
Wymagania normy ISO 9001
Wszystkie dokumenty w systemie ISO 9001:2008 powinny
być:
- zatwierdzone
Zanim dokument zostanie udostępniony do użytku powinien zostać zatwierdzony przez osobę do tego wyznaczoną. Zatwierdzenie ma miejsce najczęściej w formie podpisu.
- identyfikowalne
Każdy dokument w systemie zarządzania jakością powinien być
zidentyfikowany. W tym celu należy nadać mu
odpowiedni symbol, zgodnie z przyjętym sposobem. Należy również
oznaczać oryginał i poszczególne kopie dokumentów kolejnymi
numerami, czy symbolami.
- czytelne
Dla zachowania czytelności dokumentów warto wprowadzić ich
ujednoliconą formę graficzną. W dobie komputeryzacji i szerokich
możliwości edytorów tekstu nie jest to trudne.
Czytelność dotyczy jednak nie tylko formy, ale i treści. Dlatego
należy zadbać, by dokumentacja była
przejrzysta, logiczna, łatwa do interpretacji. Tworząc dokumentację
musimy być pewni, że jest ona jednoznaczna dla jej użytkowników.
Musimy więc dostosować język i sposób opisu do kwalifikacji i
doświadczenia osób, które będą z niej korzystać.
-
aktualne
Aby zapewnić aktualność, osoby odpowiedzialne za proces powinny go
stale monitorować. W razie, gdy dokumentacja wymaga aktualizacji
należy zgłosić to osobie odpowiedzialnej i podjąć działania w celu
wprowadzenia tych zmian.
Aktualizacje można zrealizować poprzez wycofanie wszystkich kopii
dokumentu i wprowadzenie nowej wersji z kolejnym numerem, dodanie
aneksów lub wprowadzeniem zmian bezpośrednio we wszystkich
dokumentach.
Działania te muszą być udokumentowane odpowiednimi
zapisami, a zmiany zatwierdzone przez osoby do tego uprawnione.
Zmiany w dokumentach powinny być również identyfikowalne.
- dostępne
Dostęp do danego dokumentu powinna mieć każda osoba uczestniczące w
procesie. Skala tej dostępności zależy od specyfiki danego procesu. Można np.
przygotować kopię dokumentu dla każdego z pracowników, przekazać
kopię tylko kierownikowi danego obszaru lub udostępnić dokument w
sieci komputerowej.
- zabezpieczone
Dokumenty systemu zarządzania powinny być przechowywane i
archiwizowane w odpowiedni sposób. Sposób przechowywania i
archiwizacji musi umożliwiać szybkie ich odnalezienie. Dużą wagę
należy też kłaść na zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem
(zwłaszcza jeśli są to dokumenty klienta).
Długość archiwizacji dokumentów zależy od wymogów prawnych oraz
wymagań klienta. Jeśli takich nie ma, czas przechowywania dokumentów
archiwalnych należy określić w procedurze nadzoru nad dokumentacją.
Sposoby realizacji nadzoru nad dokumentacją i zapisami
-
Rozdzielnik dokumentów
jest formularzem szczególnie przydatnym, gdy organizacja stosuje
dokument w wersji papierowej.
W rozdzielniku odnotowuje się fakt wydania dokumentu, osoba/komórka do
której wydano dokument, wersję dokumentu datę wydania, datę zwrotu.
Dzięki rozdzielnikowi, możemy więc określić, gdzie dany dokument się
aktualnie znajduje i wycofać go w razie jego dezaktualizacji.
-
Intranet
Do zarządzania dokumentacją można wykorzystać firmową sieć komputerową
lub pojedynczy komputer. Istnieje wiele aplikacji komercyjnych oraz
niekomercyjnych służących do zarządzania dokumentami. Szeroki wachlarz
tych programów oraz ich elastyczność pozwala na zastosowanie ich w
większości organizacji. Programy te pozwalają na spełnienie większości
wymagań normy. Przy odpowiednim doborze programu, jego wdrożenie może
się odbyć minimalnym kosztem.
-
Odpowiednie znakowanie dokumentów
Aby zapewnić właściwą identyfikację dokumentów należy określić w
procedurze nadzoru nad dokumentacją, sposób znakowania dokumentów
zapewniający identyfikację dokumentu i jego wersji.
Przykład takiego oznaczenia prezentuje przykładowa dokumentacja ISO 9001 dostępna w pdf
Opracowano na podstawie:
Podręcznika
wdrażania ISO 9001:2000